NIR - Nota de recepție și constatare de diferențe. Importanța acestui document pentru gestiune

Nota de recepție și constatare de diferențe, cunoscut și ca NIR, este un document pentru recepția bunurilor aprovizionate și, în plus, este și un document justificativ pentru încărcarea în gestiune, precum și un document justificativ de înregistrare în contabilitate

Acestea fiind spuse, te invităm să descoperi în articolul de astăzi care sunt situațiile în care întocmirea NIR-ului este obligatorie, precum și alte lucruri importante pe care este important să le cunoști despre acest document. 

 

În ce situații se folosește NIR-ul ca document de recepție?

Nota de recepție și constatare de diferențe se folosește, în mod obligatoriu, ca document de recepție în următoarele situații:

- bunurile materiale cuprinse într-o factură sau într-un aviz de însoțire a mărfii fac parte din gestiuni diferite; 

- bunurile materiale sunt primite pentru a fi prelucrate, ținute în custodie sau pentru a fi păstrate;

- bunurile materiale sunt procurate de la persoane fizice;

- bunurile materiale care sosesc sunt neînsoțite de documente de livrare;

- bunurile materiale prezintă diferențe la recepție;

- mărfurile a căror evidență se ține la preț de vânzare intră în gestiune.

În cazul în care nu este obligatorie întocmirea NIR-ului, recepția, încărcarea în gestiune și înregistrarea în contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care însoțește transportul: factura, avizul de însoțire a mărfii ș.a. 

Ce trebuie să știu despre întocmirea NIR-ului?

- NIR-ul se întocmește în momentul sosirii mărfurilor de la furnizor și al intrării acestora în gestiunea unității. NIR-ul se completează pe baza facturii sau a avizului de însoțire a mărfii.

- În situația în care mărfurile sosesc în tranșe, este necesară întocmirea unui formular pentru fiecare tranșă, formular care se anexează ulterior la factură sau la avizul de însoțire a mărfii, după caz.

- NIR-ul se întocmește în două exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul, pe măsura efectuării recepției. În cazul în care se constată diferențe la recepție, NIR-ul se întocmește în trei exemplare. În plus, doar în situația în care se constată diferențe, se completează datele de pe spatele NIR-ului. 

- NIR-ul se păstrează în arhivă pe o durată de 5 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în timpul căruia a fost întocmit.

Ce date apar în mod obligatoriu pe NIR?

În funcție de locul de încărcare a mărfurilor sosite, datele care apar în mod obligatoriu pe nota de recepție și de constatare de diferențe sunt următoarele:

1. Bunurile sunt încărcate într-o gestiune de tip depozit

- denumirea unității;

- denumirea, numărul, precum și data întocmirii formularului;

- numărul și seria facturii sau ale avizului de însoțire a mărfii recepționate;

- numărul curent;

- denumirea bunurilor recepționate;

- unitatea de măsură;

- cantitatea conform documentelor care însoțesc mărfurile;

- cantitatea recepționată,

- prețul unitar de achiziție și valoarea;

- numele, prenumele și semnătura membrilor din comisia de recepție.

2. Bunurile sunt încărcate într-o gestiune tip magazin

Exceptând prețul unitar și valoarea mărfurilor, toate informațiile precizate la punctul anterior apar, și în acest caz, pe nota de recepție și constatare de diferențe. Alături de acestea, și următoarele date trebuie să apară pe NIR:

- prețul de cumpărare al cantității recepționate;

- adaosul comercial unitar și total;

- prețul de achiziție unitar + adaosul comercial;

- valoarea la preț de vânzare, inclusiv TVA-ul.

Pentru a te asigura că incluzi datele obligatorii pe nota de recepție și constatare de diferențe, ține cont de informațiile din acest articol și, în plus, nu uita că în magazinul nostru online găsești formulare NIR în format A4.

sursă foto: https://pixabay.com/photos/archive-boxes-documents-folders-1850170/