Organizarea documentelor - beneficii dovedite și metode eficiente de lucru

Modul în care îți este organizat biroul sau întreg spațiul de lucru îți va influența productivitatea și creativitatea, indiferent dacă vorbim despre locul de muncă sau despre masa de la care obișnuiești să te ocupi de proiecte individuale, acasă. Indiferent de domeniul tău de activitate, ordinea și curățenia îți vor dicta eficiența în finalizarea task-urilor pentru care vei fi plătit la final de lună. Pentru a-ți veni în ajutor, ți-am pregătit mai jos cele mai utile sfaturi de organizare a documentelor, precum și detalii despre importanța distrugerii acestora, atunci când nu mai au o valoare reală pentru munca pe care o depui.

Iată ce trebuie să știi!

Cum să păstrezi ordinea la birou?

Simpla așezare a documentelor în bibliorafturi, dispuse cu separatoare și indexuri autoadezive te va ajuta să eliberezi o suprafață considerabilă a biroului de la care lucrezi. De asemenea, marcarea fiecăruia dintre bibliorafturi cu etichete care să conțină informații despre documentele care se află la interior va facilita găsirea imediată a actelor de care ai nevoie. Practic, este aceeași idee pe care o aplici atunci când te muți și alegi să folosești cutii sau saci pe care îi inscripționezi cu obiectele pe care le-ai depozitat la interiorul acestora, pentru a putea despacheta mult mai ușor. 

Cum și unde depozitezi documentele?

La fel ca în situația în care schimbi locuința cu una nouă și arunci sau donezi lucrurile care nu îți mai sunt de folos, tot așa și curățenia de la birou trebuie să înceapă cu o trecere în revistă a tuturor documentelor care zac în teancuri neatinse de săptămâni bune. Ai cu adevărat nevoie de toate? Dacă nu ești sigur că vreunul dintre acte îți va mai fi de folos în viitor, alege să îl depozitezi într-o cutie sau container pentru arhivare. În caz contrar, folosește un distrugător de documente, pentru a fi sigur că informațiile personale sau cele ale firmei pe care o reprezinți nu ajung să fie expuse, atunci când le arunci la gunoi.

Cum poți economisi bani?

Trece în revistă și accesoriile pentru birou pe care le ai, dar pe care nu le-ai mai folosit de mult timp, și evită să cumperi unele noi, până când nu ești sigur că cele vechi nu mai sunt potrivite pentru a fi utilizate. Altfel, ajungi să îți irosești resursele materiale pe lucruri inutile, în loc să poți investi în articole de birou de care ai cu adevărat nevoie.  

Ce nu ar trebui să lipsească de pe un birou organizat?

Dacă vrei să eficientizezi modul în care lucrezi și vrei să îți faci loc pe birou și pentru o plantă sau pentru o poză cu familia, va trebui să faci o listă de cumpărături, din care să nu lipsească: dosare din carton, dosare din plastic, folii pentru protecția documentelormape.

Astfel, biroul tău va rămâne aerisit, iar tu te vei bucura de un mediu de lucru sănătos, unde îți găsești de fiecare dată inspirația! 

Tu cum îți organizezi biroul și ce trucuri folosești pentru a-l menține ordonat?