Organizarea ședințelor - sfaturi practice pentru întâlniri productive

Deși nimeni nu se poate declara a fi un fan înrăit al lor, ședințele de la birou sunt ocazii excelente pentru a pune lucrurile la punct și pentru a organiza mai bine task-urile viitoare. Despre cât ar trebui să dureze o ședință, pentru a nu plictisi, care sunt ideile care ar trebui atinse în cadrul unui business meeting și cum ai putea să te pregătești pentru o întâlnire cu întreg colectivul de la muncă îți vom spune în cele ce urmează.

Cât ar trebui să dureze o ședință?

Studiile realizate de-a lungul timpului au arătat că, indiferent de subiectul abordat, o persoană ajunge să își piardă concentrarea după aproximativ 20 de minute. Poate această informație te va ajuta să îți condensezi pe cât posibil discursul pe care urmează să îl susții în fața colegilor tăi de birou. Desigur, această sugestie se referă la un singur subiect de discuție. În orice caz, o ședință de la care te aștepți să obții rezultate nu ar trebui să depășească durata de o oră, perioadă în care pot fi atinse toate temele importante pentru echipă.

Interacțiunea cu toți membrii colectivului de la birou este foarte importantă, pentru a primi feedback de la toți cei implicați în proiectul despre care urmează să discutați. Nu uita că memoria vizuală este cea mai importantă dintre toate. De aceea, asigură-te că ai la îndemână o tablă sau un flipchart pe care să notezi cele mai importante subiecte ale discuției sau să schițezi principalele idei sau un plan pe care urmează să îl aplicați.

Când e cel mai bine să programezi o ședință?

Dacă te interesează momentul ideal al unei zile pentru organizarea unei ședințe, e bine să știi că trebuie să eviți prima oră de program sau ultima, înainte de finalizarea lucrului. Din motive personale sau obiective, unii dintre colegii tăi pot întârzia sau pot avea nevoie să plece mai devreme de la birou, iar programarea ședinței în cele două perioade ale zilei nu este indicată. E ideal să eviți și ora amiezii, când mai toată lumea se va gândi la meniul de prânz și va sta cu ochii pe ceas în așteptarea mesei. Intervalul 14:00-17:00 pare a fi cel mai potrivit pentru organizarea ședințelor cu adevărat fructuoase, în vreme ce orele dimineții le poți folosi pentru pregătirea unei ședințe, când poți trece în agenda de ședințe cele mai importante puncte pe care vrei să le atingi în discursul tău. 

Dacă vrei să alegi și o zi potrivită pentru astfel de activități, evită lunea și vinerea, pentru că este posibil să te trezești cu sala de ședințe goală. Mulți angajați preferă să lege o zi de concediu cu cele două ale weekendului, așa că fii sigur că ședința pe care o planifici va avea loc de marți până joi. 

Desigur, sugestiile de mai sus nu se aplică în cazul unor ședințe organizate ad-hoc, pentru a rezolva unele lucruri importante și urgente, caz în care poți chema întreaga echipă de la o oră la alta la întrunire. Oricum ar fi, încearcă să eviți organizarea ședințelor mai mult de o dată pe săptămână.

Greșeli pe care să le eviți în organizarea unei ședințe

Probabil cea mai comună greșeală pe care o fac cei care planifică o ședință este să uite să ceară feedback de la participanți. Din dorința de a avea un discurs cât mai bun, cei care conduc o ședință tind să o transforme, uneori, într-un monolog plictisitor pentru cei care sunt nevoiți să asculte. Împarte tuturor colegilor câte un clipboard și câteva coli de hârtie, pentru ca aceștia să își poată nota în timp real ideile cu care vor să le completeze pe ale tale sau simple întrebări la care așteaptă lămuriri. Doar astfel poți fi sigur că întâlnirea voastră va da roadele așteptate.

De asemenea, este foarte important să te asiguri că toți cei interesați de subiectele dezbătute în cadrul ședinței vor primi ideile și pe mail, pentru a putea reveni asupra lor atunci când este cazul. Pentru aceasta, ți-am pregătit mai jos un model de minută pentru o ședință clasică, pe care o poți îmbogăți cu informații specifice, adaptate nevoilor echipei din care faci parte.

Model minută ședință:

Minută întâlnire

Deschiderea întâlnirii

O întâlnire a [Numele organizației sau echipei] a avut loc la [Locația] pe [Dată]. Printre participanți s-au numărat [Lista cu numele participanților]. Printre membrii care nu au fost prezenți s-au numărat [Numele de pe listă].

Rapoarte

[Adăugați textul aici.]

Activități nefinalizate

[Adăugați textul aici.]

Inițiativă

[Adăugați textul aici.]

Activități noi

[Adăugați textul aici.]

Anunțuri

[Adăugați textul aici.]

Amânare

[Adăugați textul aici.]

Acestea sunt cele mai importante idei pe care trebuie să le aplici atunci când organizezi o ședință la birou de la care te aștepți să aibă succes. Dacă mai ai și alte idei, le așteptăm cu drag în comentarii!

sursa foto: https://www.pexels.com/photo/photo-of-group-of-people-in-a-meeting-1661004/