Condica de prezență. Informații esențiale care trebuie notate în acest document

Condica de prezenţă este un document a carei existenţă este obligatorie în orice tip de companie. Principalul scop al acesteia este de a tine evidenţa orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, însă condica de prezenţă are mai multe roluri. Află din acest articol rolurile pe care le are condica de prezenţă în cadrul unei firme, dar şi ce informaţii trebuie să conţină acest document pentru a fi întocmit corect. 

Ce roluri are condica de prezență?

Pentru întocmirea statului de plată, este necesar ca angajatorul să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, luând în considerare ora de începere a programului de lucru, precum și ora de încheiere a programului de lucru, conform Articolului 119 din Codul Muncii. În același articol mai este menționat și faptul că angajatorul are obligația de a supune controlului inspectorilor de muncă această evidență ori de câte ori este necesar.

Pe lângă funcția de document esențial pentru întocmirea statului de plată, condica de prezență reprezintă și un document prin care se verifică dacă angajatorul respectă preverderile legale referitoare la timpul de muncă și de odihnă, de care fiecare salariat ar trebui să beneficieze. 

În același timp, condica de prezență îi este utilă și angajatorului, care are astfel posibilitatea de a verifica dacă angajații respectă orele de lucru și de pauză stipulate în contractul individual de muncă. 

Evidența orelor de lucru se ține în mod obligatoriu. Angajații care nu țin evidența orelor de lucru riscă să primească amenzi cu sume cuprinse între 1.500 și 3.000 de lei.

Cum se ține evidența orelor de lucru în cazul angajaților cu program neobișnuit?

În cazul unor categorii de angajați, precum profesorii și șoferii profesioniști, și al celor care lucrează remote, evidența orelor de lucru se realizează ținând cont de specificul activității lor și de prevederile legale generale în vigoare.

Ce informații trebuie să apară în condica de prezență?

Condica de prezență conține următoarele informații:

- date referitoare la societate (numele firmei, adresa firmei etc.);

- perioada pentru care se întocmește documentul;

- numele și prenumele salariaților pentru care s-a ținut evidența orelor de lucru;

- toate zilele din luna pentru care se întocmește documentul;

- ora de început a programului;

- ora de încheiere a programului;

- numărul total de ore prestate de salariați;

- semnătura responsabilului de întocmirea documentului;

- semnătura directorului societății.

Atenție: pentru zilele în care salariații nu au fost prezenți la muncă din diverse motive (concediu de odihnă, concediu medical, concediu fără plată ș.a.), este important ca motivul să fie menționat și în condică. 

Un alt lucru de reținut este faptul că angajații nu sunt obligați, prin lege, să semneze condica de prezență. Această decizie aparține fiecărui angajator. Astfel, există și situații în care angajatorul le solicită muncitorilor să semneze documentul. 

După cum ai aflat deja, este obligatoriu să ții evidența orelor de muncă prestate de salariații din firma ta. Pe site-ul nostru găsești diverse modele de condică de prezență care te vor ajuta să realizezi mai ușor această sarcină.  

 

sursă foto: https://pixabay.com/photos/writing-pen-man-ink-paper-pencils-1149962/