09:00 - 17:00
Coșul meu
Oferte

Blog

  1. Arhivare documente – cum le putem organiza eficient
    29
    Aug

    Arhivare documente – cum le putem organiza eficient

    Arhivare documente – cum le putem organiza eficient

    Procesul intens de arhivare  a documentelor, cu care trebuie să fie familiarizați angajații companiei, prin neînțelegerea procesului de arhivare a documentelor poate genera consecințe grave pentru afacere.

    Pe măsură ce companiile au început să-și digitizeze majoritatea documentelor, depunerea documentelor fizice este adesea trecută cu vederea atunci când se creează un plan de gestionare a documentelor.

    Cu sau fără o gestionare, compania dvs. captează, stochează și preia documente în fiecare ziCu toate acestea, înregistrările fizice sunt un aspect încă prezent, motiv pentru care procesul de arhivare documente joacă un rol important. 

    Pentru a arhivarea documentelor există mai multe tehnici pentru a face infromațiile ușor disponibile atunci când este necesar. Înainte de a continua, rețineți că organizarea documentelor este o operațiune solicitantă și prin urmare, este indicat să vă rezervați un interval de timp suficient de adecvat. Mai mult, pentru a optimiza timpul, urmat de definirea metodelor și standardelor de depunere adecvate 

     

     

    De ce este important un management al documentelor?

    O afacere presupune multe procese, care sunt însoțite de diverse documente (fizice sau electronice). De exemplu, o simplă vânzare este o factură transmisă clientului în urma unei comenzi înregistrate în sistemul contabil. Cu toate că avem două documente care justifică același proces, ele sunt diferite în ceea ce privește modul de stocare.

    Exemplul poate fi complicat, dacă în procesul de vânzare sunt implicate un proces verbal de recepție, un contract sau o chitanță. Pe lângă faptul că au formate diferite, ele sunt realizate, utilizate și stocate de departamente diferite.

    Așadar, este obligatoriu să ai un bun management al documentelor pentru ca procesele și circuitul de acte să se desfășoare în parametri optimi.

    Ce este arhivarea documentelor?

    Prin procesul de arhivare documente are loc o păstrare în siguranță și pentru perioade îndelungate de timp a tuturor documentelor dintr-o companie. Astfel de informații pot – sau nu – să fie folosite din nou în viitor, dar totuși ar trebui stocate până la sfârșitul perioadei de păstrare (așa cum prevede legislația).

    Care este rolul unei arhivări eficiente a documentelor?

    Activitatea de arhivare documente joacă un rol vital în gestionarea informațiilor, oferind afacerii un control mai mare asupra proceselor informaționale. Evoluția businessului va determina crearea și mai multor date, care trebuie gestionate și monitorizate atent în vederea utilizării corecte și eficiente. 

    Păstrarea documentelor care includ aceste date devine ineficientă atunci când nu există un sistem de arhivare bine pus la punct. De exemplu, documentele păstrate într-un laptop nu sunt accesibile tuturor și vor fi mai greu de localizat, păstrat în siguranță și de valorificat. Acest lucru poate influența negativ funcțiile de afaceri și productivitatea angajaților.

    Care sunt avantajele procesului de arhivare documente?

    1.Datele sunt bine organizate, astfel încât este mai ușor să identifici documentele potrivite atunci când ai nevoie de ele

    Arhivarea corectă a documentelor presupune accesul rapid, facil și sigur la informațiile de care ai nevoie, ceea ce previne perioadele de nefuncționare și întârzierile. 

    Pentru a asigura un astfel de acces, este necesar să se creeze o politică privind modul de gestionare și de stocare al documente. Aceasta va stabili ce trebuie să faci pentru manipula și arhiva documentele (să le păstrezi în bibliorafturi sau cutii pentru arhivare, să le marchezi cu un sistem de identificare, să le delimitezi cu separatoare etc).

    2.Pierderea de date și documente este prevenită

    Documentele electronice ar putea fi pierdute pentru totdeauna fie din cauza:

    • neatenției angajaților (fișiere sau mail-uri șterse),
    • unor probleme informatice (fișiere virusate, atacuri cibernetice).

    Astfel, păstrarea documentelor fizice devine deosebit de utilă pentru obținerea rapidă și păstrarea în siguranță a informațiilor. 

    Prin arhivarea în siguranță a documentelor, companiile pot ține evidența informațiilor și pot spori protecția împotriva terților neautorizați. Chiar și cele mai prudente dintre companii sunt acum vizate de atacuri cibernetice.

    3.Documentele pot fi ușor auditate 

    Un audit presupune verificarea înregistrărilor companiei pentru a confirma corectitudinea proceselor desfășurate. În cazul acestor verificări, imposibilitatea de a furniza documentele solicitate conduce la prelungirea auditului și la atragerea de sancțiuni.  

    Procesul de arhivare documente face auditul mai rapid și mai ușor, deoarece auditorii vor avea acces instantaneu la informațiile de care au nevoie, iar compania ta va evita amenzile. Dacă la audit sistemul digital nu funcționează din diverse motive, documentele fizice te vor salva.

    Din punct de vedere legal, trebuie să păstrezi diverse documente pentru o anumită perioadă de timp ținând cont de tipul și rolul acestora. Unele documente sunt arhivate pentru o perioadă de 5 ani, altele solicită arhivarea pentru o perioadă de la 10 până la 50 de ani.

     

    Cum eficientizezi activitatea de arhivare documente?

    Identificarea documentelor ce necesită arhivare și adunarea lor într-un loc corespunzător

    Înainte de activitatea efectivă de arhivare documente, trebuie să efectuezi un audit privind totalitatea de documente și acte ce necesită să fie păstrate pentru o anumită perioadă de timp. Trebuie să stabilești politica de arhivare, accesoriile de organizare și arhivare și dacă arhivarea se va realiza într-o încăpere separată sau nu. 

    În cazul în care alegi să depozitezi documentele arhivate într-o cameră specială, legislația prevede:

    • Gruparea cronologică și sistematică în dosare numerotate și parafate;
    • Depozitarea în spații echipate cu mijloace de prevenire și stingere a incendiilor, dar și cu modalități de protejare împotriva degradării, sustragerii sau distrugerii documentelor;
    • Îndepărtarea documentelor din arhivă care depășesc termenul legal de arhivare.

    Stabilirea unor sisteme de clasificare

    O schemă bună de clasificare este esențială pentru organizarea eficientă a documentelor fizice. Aceasta facilitează depozitarea, păstrarea și recuperarea documentelor. 

    Schema de clasificare poate fi creată în funcție de activitățile desfășurate, de modalități comune de grupare a înregistrărilor sau alte aspecte astfel încât să identifici clar informațiile necesare. O soluție de a organiza în categorii este clasificarea după culori. Totodată, este imperativ să ții cont de legislația în vigoare. 

    Centralizarea documentelor în subcategorii și delimitarea inteligentă a dosarelor

    În cadrul fiecărei categorii stabilite anterior, poți deveni mai specific dezvoltând o listă de subcategorii. Gruparea documentelor în dosare clasice (plasticcarton) sau dosare suspendate îmbunătățește eficiența utilizatorului, siguranța și conformitatea cu legislația. 

    În plus, sistemele de etichetare și de separare a dosarelor fac organizarea și căutarea documentelor mult mai rapide. Atașează o eticheta la capătul fiecărui dosar, astfel încât să știi de ce categorie sau subcategorie aparține. 

    Reorganizarea ocazională a documentelor arhivate 

    Având în vedere faptul că în spațiul unde ai depozitat arhivele este caracterizat de un flux continuu de documente, va fi necesar să verifici dacă politica de arhivare este încă respectată. Monitorizarea constantă a circuitului de documente, precum și modului de arhivare permite o perspectivă și un control eficient privind informațiile.

    Dacă ai nevoie de articole de arhivare și organizare sau alte accesorii de birotică și papetărie, Biroticienii îți pune la dispoziție orice ai nevoie. Cumpără acum tot ce ai nevoie pentru o organizare corectă și eficientă a documentelor.

     

     

    Sursa foto: 

    Image by vectorpouch on Freepik
    Image by rawpixel.com on Freepik
    Image by upklyak on Freepik

    Citeste in continuare
  2. 10 sfaturi pentru noul an școlar
    23
    Aug

    10 sfaturi pentru noul an școlar

    Elevi, anul scolar începe! Să fim mereu pregătiți, iată 10 sfaturi pentru a începe bine anul școlar.

     

    1 Ajungeți la timp!
    De făcut pe tot parcursul anului, dar a începe cu dreptul este top!

     

    2 Aveți la voi tot materialul necesar.
    Vă rog sa nu uitați nimic! Dacă încă nu au ajuns cărțile, anunțați din timp profesorii și să va asigurați că penarul este complet echipat.

    3 Acordați atenție!
    Din păcate sărbatorile au trecut, asa că atenție si concentrare maxima!
    Hai, weekendul este aproape!

    4 Prima impresie este esențială
    Este adevărat, In primele zile de școală nu vei face mare lucru dar e bine să asculți imediat de profesori, faza introductivă este foarte importantă!

    5 Nu subestima nicio materie!
    Ramâi concentra și cere ajutor daca nu ai ințeles din prima!

    6 Acționați sau puneți întrebări, dacă este relevant.
    O modalitate grozavă de a-i arăta profesorului că creierul tău nu este încă în vacanță și de a clarifica orice îndoială, te rog să eviți excesele!

    7 Luați notițe într-un mod concis și ordonat
    Acest lucru este întotdeauna bun pentru revizualiza materia inainte de un examen.

    8 Nu te încurca cu cărțile si materiale scolastice
    Știm că de ani de zile încerci să ții totul în ordine, în special caiete și agende, începi bine și apoi te rătăcesti și anul acesta, nu te lasa!

    9 Fii prietenos cu colegii
    Crearea sau menținerea unor relații solide este esențială pentru a avea un mediu liniștit în jurul tău și de asemenea, pe cineva care să ceară o mână de ajutor în momentele de dificultate!

    10 Eliminați posibilele surse de distragere a atenției (smartphone-uri, jocuri video)
    Vara probabil te-a ajutat să creezi multe relații chiar și la distanță, așa că telefonul tău mobil nu a încetat să fie o sursă de distragere a atenției, dar acum, stinge-l doar câteva ore pentru a te ajuta să rămâi concentrat! De pe telefon sau de pe computer, elimina toate acele jocuri care te țin lipit de ecran ca un zombie

     

    Nu uitați, dacă aveți nevoie de consumabile ”Biroticienii” este locul în care consumabilele devin inconsumabile.

    An școlar fericit tuturor!


    Sursa foto: 

    Kids in class photo created by gpointstudio - www.freepik.com

    Kids class photo created by gpointstudio - www.freepik.com

    Citeste in continuare
  3. 5 activități pe care le poți desfășura în casă
    19
    Iun

    5 activități pe care le poți desfășura în casă

    Știm cu toşii că zilele pot părea mult mai lungi atunci când ai prea mult timp liber, dar nu știi ce să faci cu el. După cum v-am prezentat într-un articol de blog anterior, există multe avantaje, dar și dezavantaje ale lucrului de acasă, iar tu vei tinde să le observi mai ales pe cele din urmă, mai ales prin prisma traversării ultimei perioade. Dacă vrei sau ești nevoit să rămâi în continuare în casă, probabil ideile de activități pe care ți le-am pregătit în rândurile ce urmează te vor încânta. Nu trebuie să te întristezi, pentru că există o mulţime de activităţi pe care le poţi face în casă şi care te vor ajuta să uiţi de monotonia de zi cu zi. Iată ce poți face să te distrezi acasă.

    Citeste in continuare
  4. Cum să fii productiv când lucrezi de acasă?
    04
    Iun

    Cum să fii productiv când lucrezi de acasă?

    Ultima perioadă a reprezentat pentru mulți dintre noi o adevărată provocare. Nu doar că am fost nevoiți să ne recalibrăm întreaga viață, dar ne-am și trezit peste noapte lucrând de acasă. Munca din propria locuință a fost o noutate pe care nu toți au avut ocazia să o experimenteze anterior pandemiei de Coronavirus, așa că majoritatea dintre noi s-a confruntat cu probleme de adaptare. Dacă și tu ai trecut printr-o experiență mai puțin comodă în ultimele două luni și dacă vei continua să lucrezi de acasă și în perioada următoare, înseamnă că ai ajuns unde trebuie. În următorul articol, vei descoperi cele mai bune sfaturi care te vor ajuta să fii mai productiv și mult mai eficient. 

    Citeste in continuare
  5. Cum să-ți menții spațiul de lucru perfect curat?
    12
    Mai

    Cum să-ți menții spațiul de lucru perfect curat?

    Cu toată nebunia din ultima perioadă, te-ai regăsit într-o ipostază pe care nu ai avut ocazia de a o experimenta niciodată până acum? Lucrul de acasă nu e pentru toată lumea, așa cum nici trezitul la prima oră a dimineții, urmat de un program de opt ore într-un birou nu se potrivește pentru fiecare tip de personalitate în parte. Iar dacă muncești de la birou, sau te vei reîntoarce în următoare perioadă, este necesar să te gândeși de pe acum la câteva măsuri de siguranță și sănătate, atât pentru tine, cât şi pentru cei din jur. În următorul articol îți vom oferi câteva sfaturi despre cum să îţi desfăşori activitatea într-un spaţiu curat pentru a te proteja pe tine și pe cei din jur.

    Citeste in continuare
  6. Care sunt diferențele între mănușile de latex, nitril și vinil?
    07
    Mai

    Care sunt diferențele între mănușile de latex, nitril și vinil?

    Mănușile sunt foarte des utilizate ca metodă de protecție, atât la locul de muncă, cât și acasă, pentru treburile gospodărești. Pe piață există diferite tipuri de mănuși, împărțite în funcție de tipul de utilizare (manuși de unică folosință sau reutilizabile), mărimi (S, M, L, XL), dar și în funcție de materialul din care sunt confecționate (latex, nitril, vinil). În momentul în care cunoaşteţi diferenţele între cele trei tipuri de mănuşi existente pe piaţă, respectiv latex, nitril şi vinil, veţi putea alege mai uşor cel mai potrivit model pentru tipul de activitate pe care îl desfăşuraţi. În următorul articol puteți descoperi care sunt principalele diferențe între mănușile de latex, nitril și vinil. 

    Citeste in continuare
  7. Foaia colectivă de pontaj. Ce rol are acest document?
    03
    Apr

    Foaia colectivă de pontaj. Ce rol are acest document?

    Conform Articolului 119 din Codul Muncii, angajatorii au obligația de a ține evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, luând în considerare ora de începere și ora de încheiere a programului de lucru. De asemenea, ei trebuie să supună controlului inspectorilor de muncă această evidență ori de câte ori este necesar. 

    Astfel, orele de lucru pe care fiecare angajat le prestează zilnic sunt trecute în condica de prezență, document pe baza căruia se verifică dacă angajatorii respectă prevederile legale și care, totodată, îi ajută pe angajatori să verifice dacă salariații respectă orele de muncă și de pauză prevăzute în contractul individual de muncă.

    Citeste in continuare
  8. Registrul-jurnal. Ce operațiuni trebuie înregistrate în acest document?
    30
    Mar

    Registrul-jurnal. Ce operațiuni trebuie înregistrate în acest document?

    Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, registrul-jurnal de încasări și plăți este un document contabil obligatoriu, în care se înregistrează, în ordine cronologică, toate acțiunile economico-financiare - atât cele în numerar, cât și cele efectuate prin contul curent bancar. Acest document este întocmit lunar, într-un singur exemplar, de către persoanele prevăzute în legea anterior amintită, precum: societățile comerciale, companiile naționale; instituțiile publice, asociațiile; persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venit etc. Registrul-jurnal se editează la cererea organelor de control și în funcție de necesitățile companiei.

    Citeste in continuare
  9. Microbii si virusii: Ce solutii recomanda specialistii pentru evitara raspandirii acestora?
    24
    Mar

    Microbii si virusii: Ce solutii recomanda specialistii pentru evitara raspandirii acestora?

    Evenimentele din ultima perioada au aratat ca Romania, la fel ca multe ale tari din intreaga lume, este afectata de noul coronavirus (Covid-19).  In aceste momente, cel mai important este sa avem o igiena corecta, pentru a preveni si limita raspandirea acestui nou tip de virus. Pe langa o igiena corecta a mainilor, specialistii recomanda si dezinfectarea obiectelor din jurul nostru pe care le atingem frecvent. Afla din urmatorul articol care sunt obiectele pe care le atingem cel mai des, cu probabilitatea de infetare cea mare si descopera care sunt recomandarile specialistilor.

    Citeste in continuare
  10. Decontul de cheltuieli. Ce este și când trebuie întocmit?
    24
    Mar

    Decontul de cheltuieli. Ce este și când trebuie întocmit?

    Sumele pe care companiile le acordă angajaților în bani sau prin cont bancar, în vederea efectuării plăților făcute în numele societății sau în vederea deplasărilor în interes de serviciu, poartă denumirea de avansuri spre decontare.
    Astfel, decontul de cheltuieli este un document justificativ care se întocmește în mod obligatoriu în cazul achizițiilor de produse sau servicii, plătite fie în numerar, fie cu cardul bancar. Aceste achiziții nu sunt însoțite de factură, ci doar de bonul fiscal.

    Citeste in continuare
Pagina