Decontul de cheltuieli. Ce este și când trebuie întocmit?

Sumele pe care companiile le acordă angajaților în bani sau prin cont bancar, în vederea efectuării plăților făcute în numele societății sau în vederea deplasărilor în interes de serviciu, poartă denumirea de avansuri spre decontare.
Astfel, decontul de cheltuieli este un document justificativ care se întocmește în mod obligatoriu în cazul achizițiilor de produse sau servicii, plătite fie în numerar, fie cu cardul bancar. Aceste achiziții nu sunt însoțite de factură, ci doar de bonul fiscal.

Decontul este întocmit într-un singur exemplar de către titularul de avans, cu scopul de a justifica cheltuielile efectuate pe durata deplasării angajaților. Ulterior, documentul se arhivează în departamentul financiar-contabil al companiei.

 

Cum se completează registrul-jurnal?

- document utilizat pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate pe parcursul deplasării în străinătate;

- document esențial în stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;Este important de știut faptul că, în situațiile în care sumele cheltuite pe parcursul deplasării sunt mai mici decât avansul primit la plecare, titularul de avans trebuie să depună diferența de restituit la casierie, alături de chitanță sau de dispoziția de încasare.

- document justificativ de înregistrare în contabilitate, precum și în registrul de casă a tranzacțiilor efectuate.

Care sunt datele obligatorii pe care trebuie să le conțină decontul de cheltuieli?

Decontul de cheltuieli trebuie să cuprindă următoarele informații:
- denumirea companiei;
- denumirea și numărul formularului;
- data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
- numele și prenumele titularului de avans;
- avansul primit în valută/în valută și în lei;
- sumele decontate;
- diferențele de restituit/de primit;
- semnătura conducătorului unității, a șefului departamentului financiar-contabil, a persoanei responsabile de controlul financiar preventiv, a titularului de avans, precum și a persoanei responsabile de verificarea decontului de cheltuieli.

Unde circulă decontul de cheltuieli?

După ce este întocmit, documentul circulă la:
- persoanele autorizate să verifice legalitatea documentelor justificative de cheltuieli, exactitatea calculelor referitoare la sumele decontate, precum și a eventualelor penalizări de întârziere;
- persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv și să aprobe plata diferenței în situația în care, la decontare, suma cheltuielilor efectuate pe parcursul deplasării depășește avansul primit;
- casieria companiei, pentru plata diferenței - în acest caz, titularul de avans semnează pentru primirea diferenței, iar întocmirea unui document distinct nu este necesară.

 

Acestea fiind spuse, nu uita că în magazinul nostru online găsești formulare-tip A5, utile pentru întocmirea decontului de cheltuieli.

sursă foto: https://pixabay.com/photos/airport-man-travel-traveler-1822133/