Organizarea unui birou: Cum să transformi un birou neorganizat într-un spațiu de lucru productiv - Biroticienii.ro

Organizarea biroului este o parte importantă a productivității și succesului în domeniul profesional, fie că ne referim la biroul de la serviciu, fie la cel din propria locuință. Indiferent dacă lucrezi de acasă sau nu, e important să păstrezi ordinea și să ai un birou organizat atunci când muncești, pentru a nu te simți copleșit și a găsi mai ușor lucrurile de care ai nevoie.

Un birou ordonat te menține concentrat pe sarcinile pe care trebuie să le îndeplinești, astfel nu vei fi ușor distras de telefon, de obiecte de papetărie dezordonate sau de diverse documente împrăștiate. Atunci când biroul este aglomerat și dezordonat, poate fi extrem de ușor să pierzi timpul căutând un creion sau documentul de care ai nevoie.

De asemenea, alt factor care îți poate distrage atenția de la muncă este modul nepotrivit în care este decorat spațiul în care lucrezi. Așadar, asigură-te că ai suficientă lumină naturală în încăperea unde este biroul și să nu ai televizorul pornit sau alte obiecte prin apropiere care îți pot distrage atenția. O atmosferă liniștită și fără zgomot contribuie la creșterea concentrării pe sarcinile care trebuiesc îndeplinite. În ceea ce privește decorul camerei, optează pentru un design minimal și simplu, cu mobilier confortabil în culori naturale, calde.

Este un lucru știut că a avea un spațiu de lucru curat și organizat poate reduce nivelul de stres și de anxietate și îți îmbunătățește starea de bine. În acest articol îți vom oferi informațiile de care ai nevoie pentru a ști cum să îți păstrezi spațiul de muncă curat și ordonat și cum să păstrezi ordinea pe birou. De asemenea, îți vom împărtăși sfaturi și trucuri pentru a economisi spațiul de pe birou.

Cuprins
1. Organizarea unui birou - moduri în care să-ți organizezi biroul
2. Organizarea biroului - cum să-ți organizezi eficient spațiul de pe birou?
3. Aranjarea biroului - trucuri și sfaturi utile pentru economisirea spațiului în birou

 

Organizarea unui birou - moduri în care să-ți organizezi biroul

Există numeroase modalități prin care poți să-ți organizezi biroul pentru a fi mai eficient și productiv în munca pe care o realizezi.

Dacă ai un birou dezorganizat și te-ai hotărât că este nevoie de o curățenie radicală, primul pas ar fi să sortezi obiectele de pe birou și să le arunci pe cele care nu îți mai sunt utile sau nu ar trebui să se regăsească pe birou. În acest fel vei câștiga spațiu pentru obiectele importante și vei scăpa de elementele care îți pot distrage atenția.

În acest sens, trebuie să te asiguri că obiectele personale nu se mai regăsesc pe birou. Acestea pot fi fotografii, decorațiuni sau suveniruri, plante, jucării de birou sau chiar și telefonul mobil, în cazul în care nu îți este de folos în munca pe care o efectuezi. 

După ce biroul a fost curățat, ar trebui să începi să organizezi obiectele rămase pe el. Documentele, cărțile, instrumentele de scris și obiectele de care te folosești în mod constant ar trebui să fie la îndemână și ușor de găsit. Poți folosi suporturi de documente și sertare care să te ajute să păstrezi obiectele în ordine.

O modalitate eficientă prin care să păstrezi o bună organizare a documentelor de pe birou este, de exemplu, prin folosirea culorilor și a codurilor. Iată câteva metode de organizare a documentelor care merită luate în considerare:

1. Etichetarea cu culori: poți folosi etichete colorate pentru a clasifica documentele în funcție de importanța sau de tipul lor. De exemplu, folosește etichete roșii pentru documentele urgente și verzi pentru cele care nu necesită atenția ta acum.
2. Clasificarea pe culori: documentele pot fi organizate eficient pe culori, în funcție de tipul lor. De exemplu, alege o culoare pentru documentele financiare și alta pentru documentele de resurse umane.
3. Etichetarea prin coduri sau numere: dacă îți provoacă neliniște culoarea roșie, poți la fel de bine să folosești numere pentru a eticheta documentele.

Indiferent de metoda pe care o folosești, important este să rămâi consecvent.

În plus, ține cont că trebuie să ai mereu spațiu liber pe birou. Ai nevoie de o suprafață liberă unde să lucrezi și să eviți supraaglomerarea. În cazul în care lucrezi în contabilitate sau alt domeniu în care ai nevoie de un calculator, centrul biroului ar trebui să fie gol, pentru a avea spațiu să te desfășori. Este suficient să ai la îndemână un calculator de birou, o agendă și documentele necesare. De asemenea, pentru un plus de confort și accesibilitate, poți opta pentru produse ergonomice, cum ar fi mouse pad-ul sau un suport pentru încheietură.

 

După ce ai scăpat de obiectele în plus de pe birou, trebuie să știi că documentele care nu mai sunt de actualitate nu trebuie aruncate pur și simplu, ci ar trebui distruse pentru a păstra confidențialitatea datelor. În acest sens, distrugătoarele de documente sunt niște aparate ideale de folosit acasă. Documentele care încă sunt de actualitate și trebuie păstrate, însă nu îți sunt de folos pe birou, pot fi depozitate în locuri speciale. Un aparat de îndosariat și laminat ar fi util în această situație și te-ar ajuta să le organizezi mai bine.

După cum am spus, organizarea spațiului pe birou este o parte importantă a productivității și indiferent că lucrezi de acasă sau de la sediu, un birou bine ordonat te va ajuta să te concentrezi mai bine.

Organizarea biroului - cum să-ți organizezi eficient spațiul de pe birou?

 

După ce ai sortat obiectele de pe birou, iar cele care nu îți mai sunt de folos au fost fie îndosariate, fie distruse, pasul următor este să organizezi obiectele rămase, pentru a profita de spațiul rămas.

Primul pas în aranjarea biroului este să te asiguri că ai suficient spațiu de depozitare pentru a sorta și depozita eficient obiectele de pe birou. Poți folosi sertare, rafturi sau dulapuri de depozitare pentru obiectele sau dosarele care nu necesită atenția ta în momentul respectiv. Pentru facturi și alte acte importante poți utiliza suporturi și tăvițe pentru documente, în funcție de importanța și accesibilitatea acestora. De exemplu, suporturile de documente A4 sunt verticale și printre cele mai populare produse folosite la arhivarea documentelor utilizate rar. Pe de altă parte, tăvițele A4 au o formă orizontală și se pot suprapune, ceea ce înseamnă că economisești spațiu. În plus, unele modele sunt transparente, ceea ce te ajută să identifici mai ușor chitanța sau factura de care ai nevoie.

Pentru a-ți organiza mai bine obiectele mici, care de cele mai multe ori ajung împrăștiate pe tot biroul, poți utiliza suporturi speciale pentru instrumentele de scris și pentru hârtii. De exemplu, un suport de pixuri și stilouri va fi foarte util pentru a păstra ordinea în zona de scris, iar alte obiecte necesare, precum capsatoare și perforatoare, ștampile, agrafe de birou sau bandă adezivă, le poți depozita în sertarul de la birou pentru a fi ușor de accesat, dar și într-un raft de depozitare suspendat, dacă spațiul din cameră îți permite asta.

Dacă sarcinile de lucru necesită folosirea unui calculator, cu siguranță cunoști problema principală în ceea ce privește cablurile de alimentare. Acestea nu doar că oferă un aspect neîngrijit și dezordonat, însă pot fi și periculoase și pot cauza posibile accidente, de exemplu dacă te împiedici de un cablu întins pe podea. Pentru a le organiza corespunzător, poți să folosești suporturi cu bandă adezivă care se atașează la marginea biroului, inele de cauciuc pentru a le fixa împreună, astfel încât să nu se încurce și să nu ocupe mult spațiu, dar și capace care maschează total cablul.

Poți să folosești aceste idei de organizare a biroului în funcție de spațiul pe care îl ai la dispoziție, dar și de preferințele tale. Cel mai important este să pui în practică ideea care se mulează cel mai bine cu activitatea și comportamentul tău, deoarece în acest fel vei reuși să menții ordinea pe birou și în munca pe care o depui, pentru cât mai mult timp.

Să muncești într-un mod organizat este un exercițiu care se perfecționează în timp. Dacă ești o persoană dezorganizată și nu obișnuiești să pui lucrurile la locul lor după ce le-ai folosit, vei avea nevoie de timp și multă practică pentru a scăpa de acest obicei.

Aranjarea biroului - trucuri și sfaturi utile pentru economisirea spațiului în birou

Toate informațiile legate de organizarea spațiului de birou de mai sus au fost structurate pentru a-ți fi mai ușor să le aplici și să le reții. De asemenea, am adăugat și alte sfaturi utile legate de cum ar trebui să fie mobilierul și decorul dintr-un birou, după cum urmează:

1. Folosește bibliorafturi și dosare pentru organizarea eficientă a documentelor și a altor materiale de birou. Bibliorafturile pot fi utile pentru organizarea cărților și dosarelor, în timp ce dosarele sunt utile pentru a păstra într-un singur loc documentele despre același subiect. Pentru a păstra organizat documentele într-un dosar, vei avea nevoie de accesorii pentru arhivare, cum ar fi alonjele din plastic sau etichetele din carton pentru bibliorafturi, care se introduc în buzunarul de pe cotor, pe care poți scrie detalii despre conținutul biblioraftului.
2. Folosește file pentru protecția documentelor pentru a păstra hârtiile curate și organizate. Aceste file sunt foarte populare, deoarece protejează hârtiile împotriva murdăriei, a decolorării în timp și, totodată, scapi de teama că foile se pot pierde sau îndoi.
3. Toate actele și dosarele care nu îți mai sunt de folos le poți depozita în cutii și containere de arhivare. Aceste cutii din carton au dimensiuni similare cu un biblioraft și sunt o soluție eficientă și ecologică de depozitare și organizare a actelor de birou.

4. Folosește un suport pentru monitor. Acesta te scapă de brațul inestetic al monitorului și creează astfel mai mult spațiu de lucru. Îl poți potrivi la înălțimea potrivită pentru tine, astfel încât să îți păstrezi spatele și gâtul într-o poziție confortabilă în timp ce stai la birou. Poți utiliza acest suport și pentru a-ți depozita căștile, în cazul în care ai nevoie să folosești unele.
5. Etichetează documentele. Această acțiune simplă îți va ușura foarte mult munca atunci cât ești nevoit să găsești rapid un document. Poți folosi culori sau numere pentru sortarea actelor, dar și pentru a eticheta dulapurile și sertarele.

6. Optează pentru un birou pliabil. În cazul în care lucrezi de acasă și spațiul este prea mic pentru a-ți desfășura munca corespunzător, o soluție eficientă ar fi achiziționarea unui birou pliabil. De exemplu, dacă lucrezi din sufragerie, poți plia biroul atunci când nu îl folosești pentru a crea mai mult spațiu.
7. Folosește suporturi pentru accesorii de birou pentru a păstra instrumentele de scris, agrafele de birou, hârtia și corespondența la un loc. Acestea pot fi individuale, doar pentru pixuri sau doar pentru corespondență, sau pot avea mai multe compartimente, loc în care vei putea să depozitezi banda adezivă, ascuțitoarea, creioanele și hârtia, toate într-un singur loc.
8. Păstrează lucrurile organizate în permanență. Nu este suficient să pui o singură dată un obiect la locul lui după ce l-ai folosit, ci trebuie să îți creezi obiceiul de a face asta în mod constant și involuntar. Organizarea documentelor în birou și a celorlalte obiecte este foarte importantă și trebuie păstrată, pentru a avea un mediu de lucru productiv și eficient. Deși este tentant să lași lucrurile să se strângă și să trebuiască să cauți prin haosul de hârtii, acest lucru poate duce la stres și timp irosit.

 

În concluzie, organizarea biroului este un lucru important care îți poate afecta modul în care îți desfășori activitatea. Deși poate fi dificil să-l păstrezi curat, această activitate devine mai ușoară prin implementarea unor obiceiuri simple. De exemplu, stabilește-ți un interval de timp la sfârșitul fiecărei zile pentru a organiza documentele și obiectele. Poți găsi acest lucru recreativ, iar a doua zi îți va fi mai ușor să începi lucrul. În plus, metodele de organizare, cum ar fi etichetarea cutiilor de arhivare și utilizarea dosarelor și bibliorafturilor pentru a păstra documentele organizate sunt extrem de utile. Aceste obiceiuri simple au un impact mare asupra activității tale și te ajută să ai mereu un mediu de lucru curat.

Sursa foto: freepik.com